Dokument u F4B sustavu je osnovna jedinica obrade podataka i predstavlja fizičku reprezentaciju nekog poslovnog događaja. Dokument se u osnovi sastoji od glave dokumenta (osnovni podaci o dokumentu) i stavkama dokumenta. Neke od vrste dokumenata u sustavu su: radnik, narudžbenica, primka, ulazni račun, poslovni partner i sl. Za potrebe instalacije definira se onoliko vrsta dokumenata koliko zahtijevaju poslovni procesi organizacije.
Dokument sadrži informacije koje se spremaju u bazu podataka i nad kojima se vrši obrada. Oblik dokumenta vezan je na format, dok je kretanje dokumenata kroz sustav definirano mapama i vezama među aktivnostima.
Za rad s dokumentima koristi se kontrolna ploča i alatna vrpca dokumenata.
Izgled alatne vrpce za rad s dokumentima:
Kontrolna ploča omogućuje upis i izmjenu dokumenta (uz ostale funkcije koje se ugrađuju, a ovise o kontekstu i zahtjevima procesa), dok se alatna vrpca za rad s dokumentima koristi za:
- Upis i izmjenu dokumenta (gdje je primjenjivo i ugrađen modul)
- Pregled dokumenta
- Slanje dokumenta u dijeljenu mapu
- Brisanje dokumenta
- Izmjenu napomene
- Pregled i upis priloga dokumentu
- Pregled i upis nota dokumentu
- Pregled tiskanja
- Ispis dokumenta
- Pregled dnevnika rada s dokumentom
Gdje se nalazi alatna vrpca za rad s dokumentima?
Alatna vrpca za rad s dokumentima ugrađena je u ribon, karticu za obradu dokumenata i podataka.
Pogledati također